Inför revisionen

För att revisionen ska gå så smidigt som möjligt – och för att du som väljer att certifiera dig hos oss ska få ut så mycket som möjligt av revisionen – är förberedelser A och O. När besöket på anläggningen väl har klarats finns det ytterligare några saker att tänka på. Här nedan förklarar vi i korta drag hur det går till med en revision.

Innan du bokar tid för revisionen:

  • Försäkra dig om att du har rätt version av den standard som du ska revideras emot och alla relevanta dokument som standarden även täcker in. Se standardägarens hemsida – de flesta publicerar nerladdningsbara versioner som pdf eller ger möjlighet att beställa pdf- eller tryckta versioner mot en kostnad.
    • Många standarder finns inte i någon officiell svensk version (undantag ISO), utan det är den engelska versionen som gäller.
    • Den svenska versionen av BRC Food v. 7 är så illa översatt att vi avråder från att använda den annat än som ”hjälpmedel” och stöd. Revisionen genomförs mot den engelska versionen.
    • Vi har översatt de FSSC 22000 v. 4.1-specifika kravelementen som finns i Part II – Requirements for Certification till svenska för nerladdning här: FSSC 22000 v. 4.1 Part II Svenska_20171206. Observera att detta inte är något officiellt dokument, och revisionen görs mot den engelska versionen (som finns på FSSC:s hemsida).
  • Genomför minst en internrevision där standardens krav stäms av mot din organisations ledningssystem, rutiner, förteckningar o.s.v.

När du har bokat tid med revisorn för revisionen:

  • Fyll i och återsänd de dokument som revisorn har begärt – ofta en ”företagsprofil” som grovt beskriver verksamheten, och kontaktpersoner. OBS! Viktigt att detta görs i god tid eftersom revisionstiden kan påverkas av förändringar som har skett (t.ex. vad gäller antal produkter, HACCP-planer, antal anställda, produktionsyta).
  • Om ”större förändringar” har skett i verksamheten kan det vara nödvändigt att fylla i och signera en ny ansökningsblankett.

Inför revisionsbesöket på plats i anläggningen:

  • Informera ledningen och personalen om att revisionen äger rum – revisorn kommer att inspektera produktionslokalerna och kan komma att ställa frågor till personalen under rundvandringen.
  • Plocka fram ”relevanta dokument”. Revisorn vill ofta titta på:
    • Ritningar över produktionslokalerna
    • Organisationsschema
    • Flödesschema för produktion och personal
    • HACCP-planer
    • Märkningsexempel (livsmedelsförpackningar, spårbarhetsdokument, i vissa fall utgående fakturor)
  • Boka lokal – en stor del av revisionen äger rum i form av dokumentationskontroll

Efter revisionsbesöket:

  • Åtgärda de eventuella avvikelser som identifierades av revisorn vid besöket på anläggningen – eller av certifieringsbedömaren i samband med certifieringsbeslutet (händer ibland att avvikelser utfärdas ”i efterhand” om bedömaren upptäcker brister som kräver åtgärd).
  • Fyll i ”avvikelseblanketten” och skicka in relevanta bevis för att avvikelserna är åtgärdade.
  • Om revisorn begär kompletteringar – skicka så fort som möjligt för att certifieringsprocessen ska kunna fortsätta.
  • VÄNTA! Vi försöker alltid handlägga certifieringsbesluten skyndsamt men eftersom allt underlag ska granskas av en särskild certifieringsbedömare kan det dra ut på tiden om denne inte är nöjd med revisorns rapport/era korrigerande åtgärder.

När certifikatet har kommit:

  • Kom ihåg att rapportera alla förändringar som kan påverka certifieringen till oss under den tid certifikatet gäller. Det kan t.ex. röra sig om större organisationsförändringar, ändrat företagsnamn eller organisationsnummer samt återkallelser av produkter (som normalt sett ska rapporteras till oss skyndsamt, inom 3 arbetsdagar).
  • Om vi inte har kontaktat dig 3 månader innan certifikatet löper ut – hör av dig – så att vi kan boka in en revision!