Inför revisionen

För att revisionen ska gå så smidigt som möjligt – och för att du som väljer att certifiera dig hos oss ska få ut så mycket som möjligt av revisionen – är förberedelser A och O. När besöket på anläggningen väl har klarats finns det ytterligare några saker att tänka på. Här nedan förklarar vi i korta drag hur det går till med en revision.

När du har bokat tid med revisorn för revisionen:

  • Fyll i och återsänd de dokument som revisorn har begärt – ofta en ”företagsprofil” som grovt beskriver verksamheten, och kontaktpersoner. OBS! Viktigt att detta görs i god tid eftersom revisionstiden kan påverkas av förändringar som har skett (t.ex. vad gäller antal produkter, HACCP-planer, antal anställda, produktionsyta).
  • Om ”större förändringar” har skett i verksamheten kan det vara nödvändigt att fylla i och signera en ny ansökningsblankett.

Inför revisionsbesöket på plats i anläggningen:

  • Informera ledningen och personalen om att revisionen äger rum – revisorn kommer att inspektera produktionslokalerna och kan komma att ställa frågor till personalen under rundvandringen.
  • Plocka fram ”relevanta dokument”. Revisorn vill ofta titta på:
    • Ritningar över produktionslokalerna
    • Organisationsschema
    • Flödesschema för produktion och personal
    • HACCP-planer
    • Märkningsexempel (livsmedelsförpackningar, spårbarhetsdokument, i vissa fall utgående fakturor)
  • Boka lokal – en stor del av revisionen äger rum i form av dokumentationskontroll

Efter revisionsbesöket:

  • Åtgärda de eventuella avvikelser som identifierades av revisorn vid besöket på anläggningen – eller av certifieringsbedömaren i samband med certifieringsbeslutet (händer ibland att avvikelser utfärdas ”i efterhand” om bedömaren upptäcker brister som kräver åtgärd).
  • Fyll i ”avvikelseblanketten” och skicka in relevanta bevis för att avvikelserna är åtgärdade.
  • Om revisorn begär kompletteringar – skicka så fort som möjligt för att certifieringsprocessen ska kunna fortsätta.
  • VÄNTA! Vi försöker alltid handlägga certifieringsbesluten skyndsamt men eftersom allt underlag ska granskas av en särskild certifieringsbedömare kan det dra ut på tiden om denne inte är nöjd med revisorns rapport/era korrigerande åtgärder.

När certifikatet har kommit:

  • Fyll gärna i vår kundenkät! Den är viktig för att vi ska kunna utvärdera vår insats och identifiera svagheter (och styrkor) i vårt arbete.
  • Om vi inte har kontaktat dig 3 månader innan certifikatet löper ut – hör av dig – så att vi kan boka in en revision!