Certifieringsregler EKO-KRAV

Valiguard AB:s regler för certifiering enligt Ekoförordningen och Krav:s regler; version 2017:2;
För nya sökande och redan godkända aktörer

Inledning
  1. Dessa regler innehåller information till både nya sökanden och redan certifierade aktörer. Reglerna beskriver de förfaranden som gäller för ansökning, revision, certifiering, klagomål och omprövning beträffande KRAV-certifiering samt certifiering enligt EU:s förordningar om ekologisk produktion och import.  Valiguard AB arbetar med Lag (2013:363) om kontroll av ekologisk produktion (hädanefter kallade Ekolagen), EU-förordningarna EG 834/2007, EG 889/2008 samt EG 1235/2008 (samtliga ingår i den nedan benämnda Ekoförordningen) och Regler för KRAV-certifierad produktion, i enlighet med aktuell utgåva och uppdateringar tillgängliga på www.krav/regler (kallat KRAVs Regler) i enlighet med den internationella standarden SS-EN ISO/IEC 17065:2012. KRAVs Regler baseras på Förordningen EG 834/2007 inom EU med ytterligare krav som är specifika för KRAV.
  2. Certifierad aktör (se Ekoförordningen) och certifierad aktör (s.k. KRAV-ansluten) som använder Gemenskapslogotypen eller KRAVs märke (för KRAV-anslutna) på produkt som säljs till slutkonsument ska kunna visa att samtliga tidigare led i produktion och hantering är certifierad mot Ekoförordningen eller är KRAV-certifierade. Certifierade aktörer/ KRAV-anslutna vars verksamhet inkluderar förädling och hantering av produkter ska ha ett särskilt avtal med Valiguard AB (underskrivet ansökningsformulär). Företag som för in alternativt importerar produkter och endast packar eller packar om ska vara certifierade mot Ekoförordningen/KRAV-certifierade för hantering av införda/importerade produkter.
  3. Certifiering mot Ekoförordningen/KRAVs Regler är ett redskap för att omsätta den ”Ekologiska produktionens målsättning” till handling i hela kedjan från råvaruproduktion till konsument. Gemenskapslogotypen används inom EU. KRAVs grundmärke är välkänt för de flesta slutkonsumenter i Sverige (referens: KRAVs Regler). Alla livsmedelstillverkande (livsmedelsförädlande) företag kan ansöka om certifiering. Ekoförordningen/ KRAVs Regler täcker alla typer av livsmedel och tillverkningsprocesser (se EG 834/2007 och KRAVs Regler under ”Livsmedelsförädling”).
  4. Aktören förbinder sig att uppfylla de bindande krav som formuleras i Ekoförordningen/regeltexten i KRAVs Regler. För att en produkt ska få säljas som ekologisk inom EU måste produktionen även enligt svensk lag uppfylla kraven i EG 834/2007 med tillämpningsförordningar. KRAVs regler innefattar gällande EG-förordning liksom svensk livsmedels- och jordbrukslagstiftning. Certifiering kan endast komma ifråga för certifierade aktörer som uppfyller kraven i Ekoförordningen/KRAVs Regler, samt i det senare fallet, följer KRAVs Regler för certifiering. För att en aktör ska bli certifierad måste denne klara en första kontroll och utvärdering (revision) och återkommande utvärderingar (revisioner) samt eventuella stickprovskontroller för att säkerställa att aktören kontinuerligt efterlever kraven i Ekoförordningen/KRAVs Regler.
  5. Deltagande i certifiering mot Ekoförordningen/KRAV-anslutning måste förnyas årligen eller när det är dags för nästa revision (d.v.s. innan befintligt certifikat går ut). Om Ekoförordningen/KRAVs Regler eller Valiguard AB:s regler för certifiering ändras så måste alla certifierade aktörer uppfylla de nya kraven från det datum då förändringen börjar gälla. Valiguard AB informerar löpande om förändringar i regelverken via elektroniska nyhetsbrev.
  6. Certifiering mot Ekoförordningen eller Regler för KRAV-certifierad produktion omfattar kontroll av produktionsförhållanden, produkter och recept, dokumentation och märkning avseende produktionshjälpmedel och insatsmedel, hantering, lagring och förpackning, förädling, försäljning och marknadsföring samt återcertifiering. Registrering, revision och certifiering av alla aktörer som vill efterleva kraven i Ekoförordningen/KRAVs Regler hanteras på licens av Valiguard AB. Valiguard AB innehar delegeringsbeslut från Livsmedelsverket att utföra kontroll av ekologisk produktion enligt Ekoförordningen, i enlighet med Ekolagstiftningen (2013:363), 2 § första stycket med de begränsningar som framgår av 3 § andra stycket i samma lag (Dnr 2016/00615, saknr 8.3).
Ansökan
  1. Aktörer/Aktörer som vill bli certifierade mot EG 834/2007, EG 889/2008, EG 1235/2008 eller KRAVs Regler bör noggrant läsa den giltiga utgåvan av Ekoförordningen, KRAVs Regler och Valiguard AB:s regler för certifiering samt annan relevant information i detta dokument innan man fyller i och skickar in det officiella ansökningsformuläret till Valiguard AB.
  2. Ansökningsformuläret måste vara komplett ifyllt med alla detaljer om typen av tillverkning/import/produktion och involverade anläggningar. Om anvisat utrymme på formuläret inte räcker till bör man använda sig av extra dokumentation som bifogas formuläret. Aktören skall själv bestämma hur produkten/produkterna ska märkas i enlighet med Ekoförordningen eller KRAVs Regler.
  3. Företagets ägare ska skriva under ansökningsformuläret. Alternativt kan detta formulär undertecknas av en person i företagets ledning som bemyndigats skriva under på uppdrag av företagets ägare. Genom att skriva under ansökningsformuläret underställer man sig ett antal bestämmelser som utgör själva avtalet med Valiguard AB. Genom undertecknandet accepterar man också att efterleva Ekoförordningen, KRAVs Regler och Valiguard AB:s regler för certifiering mot Ekoförordningen och KRAVs Regler.
  4. En certifiering av Valiguard AB mot Ekoförordningen och/eller KRAVs Regler kan erhållas på något av följande tre sätt:

Variant 1

En enskild aktör/aktör kan ansöka hos Valiguard AB om att få bli certifierad mot Ekoförordningen eller KRAVs Regler. Certifiering mot KRAVs Regler inbegriper att man får märka KRAV- certifierade produkter med både KRAVs grundmärke och Gemenskapslogotypen. Certifiering mot Ekoförordningen inbegriper att EU-ekologiska produkter som godkänts enbart får märkas med Gemenskapslogotypen.

Variant 2

Ett företag med aktiviteter på flera geografiska platser kan ansöka hos Valiguard AB om att få bli certifierade mot Ekoförordningen eller KRAVs Regler.

För att en ansökan om certifiering av flera anläggningar ska godkännas, krävs att man till 100% har gemensamma interna rutiner och styrning av samtliga anläggningar som ska omfattas av samma certifiering. Företaget/ gruppen/sällskapet måste ha en gemensam ledningsgrupp med det yttersta ansvaret. Alla produktionsanläggningar som ansöker om certifiering revideras individuellt, däremot kan gemensamma system medge effektiviseringar och kostnadsbesparingar i bedömningsprocessen.

Variant 3

Samtliga aktörer i spårbarhetskedjan från aktör till butik skall vara anslutna till ett certifieringsorgan. Sådan aktör kan vara en importör. Denne har då ansvaret att samtliga produkter som uppfyller Ekoförordningen eller KRAVs Regler är certifierade av godkänt certifieringsorgan. Kunden är då ansvarig för att den/de aktuella tillverkningsanläggningarna har erhållit relevant information, inklusive Ekoförordningen eller KRAVs Regler. Kunden är också ansvarig för att relevant information från anläggningarna sammanställs.

  1. Certifieringskostnaden (specificerad på bekräftelsebrevet) ska betalas av den aktör som certifieras. Den reviderade aktören faktureras direkt efter utförd revision. Om aktören beslutar att dra tillbaks ansökan innan revisionen utförs måste detta göras skriftligen till Valiguard AB.
  2. Ifyllt och signerat Ansökningsformulär skall skickas till Valiguard AB och den adress som anges i bekräftelsebrevet.
Revision
  1. Den som ansöker om certifiering blir normalt kontaktad av Valiguard AB inom 1 månad från det att Valiguard AB har mottagit ansökan, för att bestämma ett datum för en första revision. Om den sökande inte kan bestämma ett lämpligt datum för revision kommer Valiguard AB att skriva till den sökande och påpeka att ansvaret för kontakten med Valiguard AB, när man är redo för revision, ligger hos den sökande. Den sökande måste då kontakta Valiguard AB inom 6 månader, i annat fall dras ansökan om certifiering tillbaka. Detta gäller dock bara nya sökanden. Certifierade aktörer som redan innehar giltigt certifikat utfärdat av annat certifieringsorgan, måste omgående göra sig tillgängliga för revision (se återkommande revisioner).
  2. Valiguard AB skickar ett brev till den sökande med bekräftelse av datum och ungefärlig tid för revisionen samt en beskrivning av dess omfattning.
  3. Valiguard AB:s revisioner av aktörer täcker alla relevanta delar och aspekter av Ekoförordningen och KRAVs Regler.
  4. Syftet med revisionen är att kontrollera om den sökande efterlever alla krav i Ekoförordningen och/eller KRAVs Regler. Revisorn behöver intervjua personal och se redovisande dokument så att han/hon kan försäkra sig om att standarden även efterlevs mellan revisionerna. Den person hos aktören som ansvarar för den dagliga ledningen måste vara tillgänglig vid revisionen och följa med revisorn för att svara på frågor. Revisorn behöver se alla delar av tillverkningen och lagringen där EU-ekologiska/KRAV-certifierade produkter skall beredas och hanteras. Om någon av dessa förutsättningar inte är möjliga att åstadkomma måste den sökande kontakta Valiguard AB i förväg för att förklara situationen. Om revisorn inte kan fullfölja revisionen på den dag som bestämts kan den sökande inte komma vidare i certifieringsprocessen och ett återbesök blir aktuellt med därpå åtföljande avgift.
  5. Om revisorn identifierar något som inte överrensstämmer med Ekoförordningen eller KRAVs Regler kommer den sökande att informeras om detta direkt. Vid slutet av varje revision dokumenterar revisorn dessa avvikelser på ett särskilt protokoll. Detta lämnas till den sökande, som ombeds underteckna protokollet som bekräftelse på att han/hon mottagit det och accepterar utfallet av revisionen med eventuella identifierade och dokumenterade avvikelser.
  6. Valiguard AB är intresserat av att få feedback från de sökande på revisorernas arbete. Efter en utförd revision kan aktörer därför komma att kontaktas för att redovisa sina synpunkter i en enkät.
Certifiering
  1. Efter varje revision skickar revisorn sin skriftliga rapport till Valiguard AB:s kontor. Valiguard AB bedömer därefter den sökandes kvalifikationer för att bli en certifierad aktör av EU-ekologiska produkter och/eller certifierad KRAV-ansluten aktör. Sökande utan några avvikelser får normalt ett certifikat från Valiguard AB inom 28 dagar från revisionstillfället.
  2. Om revisorn har rapporterat att den sökande inte efterlevde alla krav i Ekoförordningen eller KRAVs Regler kommer Valiguard AB:s beslut om certifiering att vara avhängigt av graden av avvikelse mot Ekoförordningen eller KRAVs Regler. Varje sökande kommer att kontaktas skriftligt om Valiguard AB:s beslut om eventuell certifiering inom 6 veckor från revisionstillfället. I vissa fall kan certifiering godkännas om den sökande har genomfört korrigerande åtgärder mot mindre avvikelser inom en specificerad tidsperiod. Valiguard AB behöver ta del av dokumenterade bevis eller göra återbesök för att verifiera att avvikelserna har åtgärdats. Om återbesök krävs kommer en ytterligare avgift att tas ut av Valiguard AB.
  3. Om Valiguard AB beslutar att skjuta upp certifieringen kommer skälet till detta att meddelas skriftligt till den sökande. Detta brev innehåller de detaljerade avvikelser som identifierades under revisionen. Den sökande måste antingen åtgärda dessa avvikelser inom den tillåtna tidsperioden eller begära omprövning hos Valiguard AB genom att bemöta de identifierade avvikelserna och därmed förklara varför man vill att Valiguard AB omprövar sitt certifieringsbeslut (se Omprövning).
  4. Om ansökan om certifiering avslås, skall Valiguard AB skriftligen meddela detta till den sökande tillsammans med skälen för Valiguard AB:s beslut. Detta brev skall även innehålla information om att den sökande kan begära omprövning av Valiguard AB:s beslut och detaljerade anvisningar om hur den sökande ska förfara vid sådan omprövning (se Omprövning). Aktör som inte blivit godkänd för certifiering men vill underställa sig en ny bedömning av Valiguard AB, ska lämna in en ny ansökan.
  5. Det slutgiltiga beslutet om certifiering ligger hos Valiguard AB:s certifieringskommitté (för KRAV-ekologisk certifiering) respektive Länsstyrelsen i Örebro (vid EU-ekologisk certifiering) vars beslut är oåterkalleligt.
  6. Valiguard AB:s underlag till revisionsrapporter är konfidentiella om inte ett skriftligt tillstånd om spridning av rapporten har givits av det reviderade företaget. Avvikelser som upptäcks vid revisionen, samt de korrigerande åtgärder som aktörer vidtar, måste dock rapporteras till myndigheterna/KRAV och är således INTE konfidentiella.
  7. Alla certifikat är Valiguard AB:s egendom. Certifikat kan enbart användas av certifierade aktörer och de gäller endast den omfattning på verksamheten som beskrivs på certifikatet. Certifierade aktörer kan inte göra anspråk på att certifikatet skall gälla produkter, anläggningar eller aktiviteter som inte beskrivs på certifikatet. Enbart aktörer som har certifierats av Valiguard AB kan använda sig av Valiguard AB:s logotyp förutsatt att användandet överensstämmer med Valiguard AB:s bestämmelser på detta område. För godkänt bruk av Gemenskapslogotypen gäller de regler som finns beskrivna i Ekoförordningen och för KRAVs grundmärke gäller de regler som finns beskrivna i KRAVs Regler.
Skyldigheter för en certifierad aktör
  1. En certifierad aktör måste kontinuerligt efterleva Ekoförordningen eller KRAVs Regler, Valiguard AB:s certifieringsregler och de detaljerade regler som anges på ansökningsformuläret. Såväl Ekoförordningen, KRAVs Regler som Valiguard AB:s certifieringsregler skall ses som tillägg till övrig gällande lagstiftning och ingenting i KRAVs Regler eller Valiguard AB:s certifieringsregler utgör skäl för något som helst undantag från gällande lagstiftning. Detta innebär bland annat att aktören accepterar att underställa sig oannonserade revisioner och provtagning som Valiguard AB är skyldiga att genomföra enligt regelverken.
  2. Certifierade aktörer måste informera Valiguard AB om deras förhållanden ändras på ett sätt som kan påverka deras möjlighet att efterleva Ekoförordningen eller KRAVs Regler, under den tid som certifieringen gäller. Exempel på sådana ändrade förhållanden kan vara avgörande förändringar av lokaler, företagsledning, ny produkt märkt med Gemenskapslogotypen eller ny KRAV-märkt produkt. Valiguard AB kommer då att värdera om det behövs en förnyad revision för att försäkra sig om att aktören fortfarande uppfyller kraven för certifiering.
  3. En certifierad aktör måste meddela Valiguard AB om den är inblandade i en rättstvist som hänger samman med ekologisk produktion eller livsmedelssäkerhet (inkluderande användande av illegala substanser, pesticider, presentation för handel, djurvård, skadedjur, matförgiftning och varje annan allvarlig kontaminering). Certifierade aktörer måste även skriftligen meddela Valiguard AB om det sker en återkallelse av en ekologiskt/KRAV-certifierad produkt p.g.a. denna inte uppfyller kraven i Ekoförordningen och/eller KRAVs regelverk. Detta ska ske inom 3 arbetsdagar från beslut om återkallelsen fattades, och är förenat med en extra kostnad för den certifierade aktören.
  4. Aktören måste begära tillstånd från Valiguard AB för att få använda sig av certifieringen mot Ekoförordningen eller KRAVs Regler som försvar i en sådan tvist. Innan Valiguard AB ger ett sådant tillstånd förbehåller sig Valiguard AB rätten att, mot betalning, genomföra en revision hos aktören för att försäkra sig om aktören fortfarande efterlever Ekoförordningen, KRAVs Regler och Valiguard AB:s certifieringsregler.
Avslag/Avstängning
  1. En sökande eller certifierad leverantör som varit inblandade i en rättstvist som hänger samman med livsmedelstillverkningen de senaste 3 åren, eller under en längre tidsperiod som motsvarar ett straff som utdömts av domstol, måste uppge detta (för sökande på ansökningsformuläret och för certifierade aktörer genom att omgående skriva till Valiguard AB). Sökande eller certifierad aktör kan få avslag på sin ansökan/drabbas av avstängning med omedelbar effekt genom ett skriftligt besked från Valiguard AB. Förnyad ansökan/omprövning kommer normalt inte att behandlas tidigare än 3 månader efter datumet för en fällande dom och aktören måste underställa sig en förnyad revision.
  2. Aktören som uteslutits ur Valiguard AB:s certifieringssystem skall lämna tillbaka sitt/sina certifikat och har inte rätt att i fortsättningen åberopa Valiguard AB:s godkännande. Aktören ska därutöver skriftligen meddela sina köpare för att se till att hänvisningarna till certifieringen tas bort från samtliga produkter och tjänster.
  3. Inte i något fall av avslag/avstängning har aktören rätt till någon form av återbetalning av avgift som betalats till Valiguard AB.
  4. Varje sökande eller certifierad livsmedelsförädlare som fått avslag eller blivit utesluten av Valiguard AB har rätt att begära omprövning av detta beslut. Valiguard AB skall skriftligen meddela anvisningar om att sökanden/ aktören kan begära omprövning samt lämna detaljerade anvisningar om hur sökanden/ aktören ska förfara (se Omprövning).
 Indragande av certifikat (Avstängning, se även ovan)
  1. Varje certifierad aktör som bryter mot någon bestämmelse i Ekoförordningen eller KRAVs Regler eller Valiguard AB:s certifieringsregler kan omgående få sitt certifikat mot Ekoförordningen eller KRAVs Regler indraget genom ett skriftligt meddelande från Valiguard AB. Ett sådant meddelande innehåller förutom skälen för Valiguard AB:s beslut om indragande av certifikat även detaljerade anvisningar om rutinerna för omprövning (se Omprövning).
  2. En certifierad aktör kan frivilligt dra sig ur Valiguard AB:s certifieringssystem genom att meddela detta skriftligt till Valiguard AB. Inte i något fall av indragande har aktören rätt till någon form av återbetalning av avgift som betalats till Valiguard AB. Aktören skall lämna tillbaka sitt/sina certifikat och har inte rätt att i fortsättningen åberopa Valiguard AB:s godkännande.
  3. Certifierade aktörer som fått sitt certifikat indraget/blivit avstängda av Valiguard AB måste ansöka på nytt för att kunna erhålla certifieringsstatus. Tidsperioden för när en ny ansökan kan lämnas in bestäms av Ekoförordningen eller KRAVs regler.
  4. Varje certifierad aktör vars certifikat har dragits in av Valiguard AB har rätt att begära omprövning av detta beslut. Valiguard AB skall skriftligen ge anvisningar om att aktören kan begära omprövning samt lämna detaljerade anvisningar om förfarandet (se Omprövning).
Förnyelse av medlemskap
  1. Den tidsperiod för vilken certifikatet är giltigt skall överensstämma med de tider för återkommande revisioner som finns specificerade enligt ovan. Certifierade aktörer kommer att få ett meddelande om återrevision tidigast 9 månader efter föregående revisionstillfälle.
  2. Om en avstängd aktör inte kontaktar Valiguard AB inom 14 dagar (totalt 28 dagar efter det att certifikatet gått ut) kommer anläggningens registrering och certifikat att dras in. En helt ny ansökan krävs då om aktören vill bli certifierad.
Återkommande revisioner
  1. Valiguard AB utför årligen återkommande revisioner, och tätare stickprovskontroller om så bedöms nödvändigt, för att försäkra sig om att certifierade aktörer även fortsättningsvis lever upp till Ekoförordningen eller KRAVs Regler. Det är ett krav från Valiguard AB att certifierade aktörer ställer upp på den här typen av utvärderingar.
  2. Det är inte acceptabelt att en certifierad aktör försöker skjuta upp de återkommande revisionerna. Dessa besök måste äga rum innan certifikatet går ut, annars kan aktören stängas av. En certifierad aktör som har svårt att bestämma ett revisionstillfälle med revisorn ska kontakta Valiguard AB för att förklara den uppkomna situationen.
  3. Stickprovskontroller kan utföras med eller utan förvarning och kan vara förenad med en extra kostnad.
  4. Rapporter från både återkommande revisioner och stickprovskontroller ska gås igenom av Valiguard AB för att säkerställa att kraven i Ekoförordningen eller KRAVs Regler efterlevs. Om så är fallet kommer den certifierade aktören att få ett brev, normalt inom 28 dagar, som bekräftar att certifieringen upprätthålls.
  5. Om revisorn finner att en aktör ej efterlever Ekoförordningen eller KRAVs Regler skall revisorn rapportera detta under revisionen på därför avsedda avvikelseblanketter.

44.1 Aktören måste korrigera dessa avvikelser inom angiven tidsperiod, eller skriftligen meddela Valiguard AB om man ej samtycker till de anförda avvikelserna eller nivåerna på avvikelserna (se klagomål).

44.2 Om avvikelserna ej korrigeras inom angiven tidsperiod kommer aktören att få ett påminnelsebrev. Om avvikelserna fortfarande ej korrigeras efter denna slutliga påminnelse kan aktören avstängas/uteslutas.

44.3 Om en avstängd aktör inte kontaktar Valiguard AB inom 14 dagar kommer aktörens registrering och certifiering att återkallas. En ny ansökan om certifiering måste då lämnas in.

Bevittnad revision/utvärdering
  1. Valiguard AB förbehåller sig rätten att genomföra bevittnade revisioner/utvärderingar antingen som en följd av Swedac:s ackreditering eller som en del av den interna kvalitetskontrollen av Valiguard AB:s revisorer. Valiguard AB:s bevittnade revisioner följer en dokumenterad rutin som på begäran kan erhållas från Valiguard AB.
 Omprövning av beslut som rör lagstadgade krav (t.ex. EU:s ekologiska förordningar)
  1. Överklaganden av certifieringsbeslut som rör lagstadgade krav (t.ex. EU:s ekologiska förordningar) ska ske skriftligen till Länsstyrelsen i Örebro. I överklagandet ska anges vilket beslut som överklagas och vilken ändring i beslutet som begärs. Överklagandet ska ha inkommit senast tre veckor från den dag certifieringsbeslutet mottogs. För ytterligare information, se Lagen (1986:1142) om överklagande av beslut av enskilda organ med offentliga förvaltningsuppgifter och Jordbruksverkets och Livsmedelsverkets vägledning till kontrollorganen inom ekologisk produktion: Tillämpning av förvaltningslagen och hantering av överklaganden inom ekologisk produktion (Juni 2013).
Omprövning av beslut som rör privata standarder (t.ex. KRAV:s regelverk)
  1. Sökande eller en certifierad aktör som vill anföra besvär mot ett certifieringsbeslut (antingen det gäller bekräftade avvikelser, avstängning eller andra ärenden förknippade med certifieringen) ska skriftligt meddela detta till Valiguard AB. Brevet ska klargöra varför man anser att Valiguard AB:s beslut är fel och bör även innehålla relevanta fakta/bevis som stödjer begäran om omprövning. Omprövningen kan vara förknippad med en viss administrativ avgift som ej är återbetalningsbar.
  2. Begäran om omprövning skall delges Valiguard AB: s kontor inom 14 dagar från det att sökande/ certifierad aktör mottagit Valiguard AB:s certifieringsbeslut.
  3. Valiguard AB kontaktar vanligen först sökande/certifierad aktör för att klargöra det faktamässiga underlaget för begäran om omprövning. Detta kan leda till att ärendet löses.
  4. Om ärendet inte löses på detta sätt utser Valiguard AB en särskild arbetsgrupp för omprövningsärenden som kommer att träffas för att ta ställning till ärendet inom 30 dagar.
  5. Denna arbetsgrupp som tillsätts av Valiguard AB:s certifieringskommitté består av tre utsedda personer som är oberoende, opartiska och kompetenta för att handlägga det aktuella ärendet.
  6. Arbetsgruppens beslut skickas till sökande/ certifierad aktör inom 30 dagar och är att betrakta som slutgiltigt och bindande för såväl sökande/certifierad aktör som för Valiguard AB. Endast en omprövning är möjlig för varje specifikt ärende.
Klagomål
  1. Om någon vill framföra klagomål till Valiguard AB kommer han/hon att bli ombedd att göra detta skriftligen.
  2. Alla klagomål rörande deltagare i Valiguard AB:s certifieringssystem, Valiguard AB:s revisorer eller administrativa personal kommer att undersökas på ett korrekt sätt och bli föremål för lämpliga åtgärder.
Bekräftelse på deltagande i Valiguard AB:s certifieringssystem
  1. Valiguard AB behandlar all information om sökande och certifierade aktörer strikt konfidentiellt men kommer att svara på frågor från en tredje part som vill få reda på status för en viss aktör enligt nedan:
  • Valiguard AB uppger endast medlemsnummer (kundnummer), företagsnamn och adress och bekräftar om det är en certifierad aktör, referensnummer, utgångsdatum på certifikat och omfattningen på certifikatet.
  • Valiguard AB kommer inte att, för en tredje part, avslöja någon mer specifik detaljerad information från enskilda revisionsrapporter utan aktörens skriftliga medgivande.
  • Valiguard AB måste meddela till KRAV om en viss KRAV-certifierad aktör avstängs eller om dennes certifikat dras tillbaka.
  • Valiguard AB måste även meddela alla avvikelser mot Ekoförordningen, samt om avstängning eller tillbakadragande av certifikat mot Ekoförordningen, till ansvarig myndighet (i regel Livsmedelsverket).
  • Valiguard AB är underställda de krav på statistiskt informationsutbyte till myndigheter, i enlighet med vad som framgår av Ekoförordningen.
Att lämna Valiguard AB:s certifieringssystem
  1. Deltagare som frivilligt drar sig ur Valiguard AB:s certifieringssystem eller väljer att inte förnya sin ansökan samt de som blir avstängda eller uteslutna måste göra detta utan att göra några anspråk på, varken direkt eller indirekt, att de är certifierade av Valiguard AB och mot Ekoförordningen eller KRAVs regler. Aktörer som frivilligt lämnar Valiguard AB bör meddela detta skriftligt (e-post, brev etc.). Vad gäller KRAV-certifiering krävs skriftlig uppsägning, och Valiguard AB har rätt att genomföra revisioner upp till sex månader efter att uppsägningen träder i kraft.
Osant intygande och vilseledande information
  1. Osant intygande på ansökningsformulär och vilseledande information som ges under en revision eller i samband med annan kommunikation med Valiguard AB kan leda till avstängning eller indragande av certifikat och även uteslutning från framtida deltagande i Valiguard AB:s certifieringssystem. Detta gäller även om fakturor för utförda revisioner inte betalas i tid.
Administration
  1. Valiguard AB ansvarar för en vid alla tillfällen effektivt fungerande administration av processer för registrering, revision och certifiering.
  2. Alla beslut av Valiguard AB i frågor rörande administration och hantering av certifiering är att betrakta som slutgiltiga.
Ansvarsskyldighet
  1. Valiguard AB ansvarar inte för någon potentiell eller uppskattad ekonomisk skada för sökande eller certifierade aktörer som hänger samman med någon av bestämmelserna i Ekoförordningen och/eller KRAVs Regler.
  2. Valiguard AB tar inte något ansvar för tillämpningen av Ekoförordningen och/eller KRAVs Regler eller Valiguard AB:s certifieringsregler i samband med revisioner eller utövande av rättigheter, makt och plikter som hänger samman med denna tillämpning.
  1. Valiguard AB ansvarar inte för förlust som uppkommer på någon industriell verksamhet eller skada på utrustning/maskiner, datorutrustning, energiöverföring eller andra företeelser som kan anses vara utom Valiguard AB:s kontroll. Denna ansvarsfrihet gäller utan begränsningar.
Korrespondens
  1. Alla deltagare i Valiguard AB:s certifieringssystem är skyldiga att meddela Valiguard AB namnet på den kontaktperson och den adress som Valiguard AB ska använda för sin korrespondens med deltagaren.
  2. Deltagare i Valiguard AB:s certifieringssystem ska meddela varje form av adressändring till Valiguard AB.
  3. Brev, meddelande och annan skriftlig korrespondens från Valiguard AB till en deltagare i certifieringssystemet är giltig om den skickas till deltagaren på den senaste meddelade adressen till Valiguard AB. Sökande och certifierade aktörer ska skicka all korrespondens till följande adress: Valiguard AB, Boglundsgatan 2 box 1031, SE-703 74 Örebro, till foodsafety.sc@saiglobal.com, alternativt aktörens kontaktperson på Valiguard AB.
  4. Brev, meddelande och annan skriftlig korrespondens från Valiguard AB är giltig om avsändaren är en utsedd representant för Valiguard AB.
  5. Korrespondens kan skickas med bud, post, fax eller e-post.
  6. Ett brev som skickas med post skall anses vara levererat 48 timmar efter det att det avsänts till den senaste adress som deltagaren i certifieringssystemet har anmält till Valiguard AB.
Användning av Valiguards namn och logotyp
  1. Valiguards namn och logotyp på märkning och etiketter ska placeras skilt från KRAV:s logotyp, för att undvika missförstånd om att Valiguard är ansvarig utgivare av KRAV:s regler etc.
Publicering av uppgifter
  1. Anslutna aktörer med giltiga certifikat publiceras med uppgift om företagsnamn, adress, organisationsnummer samt senast utfärdade certifikat på Valiguards hemsida.