Etikett: Covid-19

Ursäkta nyhetstorkan här – vi har inte riktigt haft tid att uppdatera. MEN nu ska vi göra vårt bästa för att ge någon form av översikt av vilka möjligheter det finns.

BRC har publicerat ytterligare en revisionsvariant till följd av Covid-19, som tillägg till det blandade revisionsupplägg som tillkännagavs i somras. Den nya varianten, en revision helt på distans, är INTE godkänt av GFSI, och är således inte ett alternativ för anläggningar som har som kundkrav att vara certifierade mot en GFSI-godkänd standard. Däremot kan det vara ett alternativ för anläggningar som redan har haft en riskbaserad intervju och fått sitt certifikat förlängt med 6 månader, men där det fortfarande inte går att göra revision på plats. Upplägget finns beskrivet här: https://www.brcgs.com/media/2165018/brcgs086-remote-audits-during-the-pandemic-v1-09092020.pdf.

Sammanfattningsvis finns alltså i huvudsak fyra möjligheter för BRC-certifierade anläggningar:
1. Revision på plats i anläggningen som vanligt (anmäld eller oanmäld, vi föredrar dock anmäld i dagsläget eftersom vi vill förhöra oss om smittoläget innan vi låter våra revisorer komma in). (Specialregler för Huvudkontorsrevisioner och BRC Agents & Brokers återcertifieringar, som båda får göras helt på distans).
2. Certifikatsförlängning 6 månader – när det p.g.a. Covid-19 inte är möjligt att göra revision inom revisionsfönstret. En riskbaserad intervju 2-4 timmar genomförs, varefter certifikatet förlängs med 6 månader. Så fort det är möjligt ska anläggningen besökas och en vanlig revision genomföras. Scopet kan INTE ändras.
3. Blandat revisionsupplägg – dokumentgranskning görs på distans, resten granskas på plats, och det får gå max 28 dagar (i undantagsfall 90 dagar) mellan de båda revisionsdelarna. Revisionstid i enlighet med vad som normalt krävs, men ungefär hälften av tiden görs på distans.
4. Revision helt på distans – När det inte är möjligt att genomföra revision på plats efter certifikatsförlängning. EJ godkänt av GFSI. Måste inkludera livestreaming (t.ex. videosamtal via Teams, Whatsapp, Skype etc.) av produktionsområden. Revisionstid och övriga bestämmelser som om revisionen hade genomförts på plats.

BRC:s information där detta beskrivs närmare, samt länkar till relevanta Position Statements hittar du här: https://www.brcgs.com/about/news/2020/new-brcgs-certification-audit-options/

Även FSSC har ett alternativ med blandat revisionsupplägg; dokumentgranskning på distans följt av besök på plats i anläggningen i efterhand. Information finns här: https://www.fssc22000.com/news/new-requirements-for-the-use-of-ict/ samt här: https://www.fssc22000.com/wp-content/uploads/2020/06/20.0625-Annex-9_CB-requirements-for-the-use-of-ICT-Version-5-1.pdf. Steg 1-revisioner får göras fullständigt på distans, men steg 2 (certifieringsrevisionerna) måste göras helt på plats inom 6 månader.

Vad gäller EU-ekologiskt diskuteras nu om man ska skjuta på ikraftträdandet av den nya EU-förordningen för ekologisk produktion EU 2018/848 ett år, till 1 januari 2022. Beslut väntas under hösten – vi håller tummarna för att det blir förr snarare än senare. EU har även minskat antalet extra riskbaserade revisioner, oanmälda revisioner och provtagningar som ska göras, från 10/10/5% av alla anslutna aktörer, till 5/5/2%. Det har däremot inte KRAV, som håller fast vid sina normala regler. Däremot medges att vissa revisioner görs på distans, och att oanmälda revisioner kan aviseras 24 timmar innan de påbörjas. Nytt regelverk för KRAV är under utarbetande, men på grund av det försenade ikraftträdandet av EU-ekologiskt, krävs lite omarbete av det regelförslag för KRAV som fanns.

Vi får återkomma med besked om vad som gäller för IFS. Såvitt vi vet är det fortfarande revision på plats som gäller, annars mister man sitt certifikat.

BRC har kommit med lite mer information beträffande revisioner under Covid-19 pandemin. Den fullständiga informationen finns här: https://www.brcgs.com/about/news/2020/updated-brc072-audits-impacted-by-covid-19/ och SAI Global har även skickat ut information mailledes till alla (eller åtminstone de flesta) BRC-certifierade anläggningar.

Vi vill dock förtydliga följande:

Informationen i SAI Globals utskick och BRC:s nyhetsbrev om avgifter rör framför allt de anläggningar som har haft en riskbaserad intervju utan platsbesök, för att förlänga befintliga certifikat med 6 månader. Anläggningar som har denna typ av certifikatsförlängande intervju efter 1 juni ska betala en serviceavgift till BRC på £250. Denna avgift faktureras av oss i samband med att vi skickar faktura för intervjun. Anläggningar som har ”vanlig” revision på plats och anläggningar som redan har haft sin riskbaserade intervju, ska inte betala denna separata serviceavgift.

När det gäller oanmälda BRC-revisioner har BRC tidigare meddelat att samtliga revisioner ska göras anmälda. De har nu ändrat sitt ställningstagande. Anläggningar som VILL ha oanmälda besök, trots Covid-19, kan fortfarande ha detta. Meddela oss i så fall, så skickar vi mer information. Bland annat krävs att anläggningen meddelar oss vid misstanke om Covid-19 hos personal på anläggningen, så att vi kan bedöma om det är säkert för revisorn att komma på besök.

Det pågår även en diskussion om vad som händer med revisionsfönstret efter att anläggningarna har haft sin vanliga revision på plats efter en certifikatsförlängning. Tidigare har beskedet varit att revisionsfönstret då ”återställs/flyttas”, men den skrivningen är borttagen. BRC återkommer med mer information när deras konsultationsrunda är avklarad.

Värt att veta kan även vara att BRC just nu erbjuder flera kurser med ”virtual delivery/virtual classroom”, d.v.s. kurser på distans via Webex. Mer information finns på BRC:s hemsida här: https://www.brcgs.com/training/courses/.

BRC har publicerat en vägledning för certifierade anläggningar om hur de kan hantera Covid-19-situationen ur ett livsmedelsperspektiv. Du hittar hela vägledningen här: https://www.brcgs.com/media/2082499/food-safety-covid-19-guideline-free-002.pdf och vi rekommenderar BRC-certifierade anläggningar att åtminstone ögna igenom den, då det är en mycket bra och informativ skrift.

I övrigt inte mycket nytt att rapportera, utan vi fortsätter som tidigare meddelat med revisioner på plats där så är möjligt, desktop-intervjuer på distans och certifikatförlängning med 6 månader där så inte är möjligt (för BRC och FSSC). Så fort det åter blir möjligt att resa och tillträde ges på anläggningarna, kräver standard en fullständig revision på plats. Hur vi ska få ihop det ovanpå våra vanliga revisioner, blir en utmaning som heter duga, och vi måste dessvärre flagga för att det kommer att vara anläggningar som inte hinns med. Vi kan heller inte i dagsläget boka in revisioner under hösten, annat än preliminärt.

Covid-19 ställer verkligen till det, och ovissheten är stor. Standardägarna kommer med nya direktiv var och varannan vecka, och det är svårt för oss som certifieringsorgan att veta vad som gäller från en dag till en annan. Sammanfattningsvis är detta vad vi har att gå på:

BRC: I första hand görs revisionen på plats, inom befintligt revisionsfönster, precis som en vanlig BRC-revision. När avvikelserna är stängda förlängs certifikatet med 12 månader.

Om en revision på plats inte är möjlig och audit grade på befintligt certifikat är som lägst B, kan vi göra en riskbedömning, följt av en intervju på distans. Vid denna intervju granskas krisberedskapsplaner med avseende på Covid-19 samt de ändringar av driften som Covid-19 orsakat, summering av hur ni hanterar eventuella problem som kan uppstå med råvaror och annat material med anledning av Covid 19, städning och rengöring, förändringar i verksamheten orsakade av personalbrist eller restriktioner för besök, hygien, sjukdom eller flöden, interna revisioner, reklamationer, återkallelser och klagomål, ledningens genomgång och åtgärder som följt av detta. Avvikelser korrigeras och därefter kan certifikatet förlängas med 6 månader. Scopet och graden blir desamma som vid föregående revision. Så snart som möjligt, inom 6 månader, görs sedan en fullständig normal BRC-revision på plats. Ett nytt certifikat som gäller i 12 månader utfärdas. OBSERVERA att revisionsfönstret flyttas. Vi kan redan nu förvarna om att vi inte kommer att ha möjlighet att utföra alla inställda revisioner inom 6-månadersperioden, eftersom vi även måste utföra de ”vanliga” BRC-revisionerna som inte har flyttats…

För FSSC finns ett liknande upplägg. Surveillance-revisioner kan flyttas 6 månader framåt i tiden om det finns skäl till det, och vid recertification-revisioner kan certifikatet förlängas efter en intervju med anläggningen på distans. Det som då avhandlas är ungefär samma saker som för BRC (se ovan). Nya anläggningar kan inte certifieras utan ett fysiskt besök, utan certifieringen får helt enkelt skjutas på framtiden.

IFS har ett annat upplägg. De tillåter inga revisioner på distans, och certifikaten kan heller inte förlängas utan att det genomförts ett platsbesök. Däremot har de en form av ”Remote Surveillance Checks”, som är frivilliga att genomföra och ger någon form av intyg att visa upp för kunder om att anläggningen drivs i enlighet med IFS:s krav, trots Covid-19.

EKO-KRAV-revisioner ska genomföras på plats, men vi kan efter riskbedömning istället göra dessa på distans (av hänsyn till anläggningarnas och våra revisorers situation). Typfallet för när distansrevision passar minst lika bra som revision på plats är import och införsel, där lagringen sker utlagd hos tredje part och lagret inte besöks i samband med revisionen.

Vi vill understryka att vi absolut inte gör några revisioner på plats när vi är sjuka. Livsmedelskontroll räknas som en samhällsviktig funktion, men detta till trots undviker vi att resa om det går. När vi reser väljer vi färdmedel med omsorg, och undviker såklart folksamlingar. Som tidigare beskrivits vidtas även åtgärder under själva revisionstillfället:

Vi tar inte i hand eller rör vid varandra, samt försöker hålla avstånd. Det betyder att det kan vara färre deltagare på start- och slutmöte, så länge som högsta ansvariga på plats för produktionen närvarar. Undvik att tränga ihop ett stort antal personer i ett litet mötesrum. I bullriga miljöer väntar vi med att ställa frågor tills vi kan kommunicera utan att stå alltför nära. Deltagande via videolänk för medarbetare som av olika anledningar arbetar på hemifrån, medges.

Om du har frågor eller funderingar – hör av dig, så försöker vi svara i den mån vi kan. Observera dock att arbetsbelastningen just nu är hög för administratörer/chefer/tekniskt ansvariga, och att svaret därför kan dröja.

Med anledning av Corona och planerade revisioner i Sverige, vill vi informera att dessa revisioner i stort sett kommer att genomföras som planerat. Detta är dock ett dagsaktuellt beslut, och situationen kan komma att förändras i och med att vi följer myndigheters beslut och eventuella kommande restriktioner. BRC medger revisioner på distans om myndigheterna utfärdar restriktioner om resor inom landet, allmän ”stängning” av icke-nödvändiga samhällsfunktioner m.m. men några sådana finns i dagsläget inte i Sverige.

Fristående KRAV och ekologiska revisioner genomförs till viss del eller helt på distans (kan följas upp av besök på plats under hösten, om situationen medger det). MSC/ASC CoC är i dagsläget inte tillåtna att göras på distans. FSSC 22000 surveillance revisioner kan genomföras som planerat eller skjutas på (maximalt 6 månader). FSSC 22000 recertification, IFS- och BRC-revisioner görs som planerat.  

Ingen av våra revisorer har rest i eller genom riskområden. Vid minsta tecken på förkylning eller influensasymptom gör vi inte revisioner. Vi vill dock understryka att pollensäsongen har börjat och några av oss har pollenallergi.

Under själva revisionerna tar vi inte i hand eller rör vid varandra, samt försöker hålla avstånd. Det betyder att det kan vara färre deltagare på start- och slutmöte, så länge som högsta ansvariga på plats för produktionen närvarar, i stället för att kanske tränga ihop ett stort antal personer i ett litet mötesrum. I bullriga miljöer väntar vi med att ställa frågor så att vi kan kommunicera utan att stå alltför nära. Deltagande via videolänk för medarbetare som av olika anledningar arbetar på hemifrån, medges. Om situationen förändras får vi be att återkomma med ny information